邢台市审计局无纸化办公管理办法
发布时间： 2014-12-31 发布机构：市审计局 浏览次数：158 字体：[大 中 小]
体裁分类：部门文件 主题分类：财政、金融、审计
邢台市审计局无纸化办公管理办法
（试行）
目 录
第一章 总则
第二章 部门职责
第三章 应用管理
行政公文流程管理
审计文书流程管理
公文收发流程管理
文书档案流程管理
公共信息交流流程管理
第四章 纪律及责任
第五章 附则
第一章 总 则
第一条 为推进我局信息化建设进程，使局机关办公管理自动化、规范化、科学化，提高办公效率，降低行政成本，促进信息共享，依据《审计机关业务流程无纸化实施指南》（审计发〔2007〕25号），制定本规定。
第二条 本规定所指无纸化办公是指在机关办公中全面使用《审计管理系统》（以下简称OA），以电子文件资料的流转传递，部分以至全部取代纸质文件流转传递的过程。
第三条无纸化办公涉及的过程及内容：
（一）公文起草、部门审核会签、领导签发、送印。
（二）内部成文的分发、办理。
（三）外部来文的分发、办理。
（四）文书档案管理过程中，归档资料的提交、检查、接收，档案的利用。
（五）通知、公告、电子邮件、审计专网网站信息等公共信息交流。
各类公文要区分轻重缓急，对局内工作有任务要求的公文要急办，及时按照流程进行处理。
第四条本规定中名词定义如下：
（一）OA。是一个为审计机关提供公文流转办理、审计业务管理、信息资源共享、机关事务处理等功能的协同工作平台。
（二）公文。包括：各科室在行政管理和审计过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书；收到的上下级审计机关、其他国家机关和相关单位传递的文书。
（三）起草签批。指以局机关（含授权、批准的部门）名义形成制发公文的过程，包括起草、审核、签发、复核、印制等程序。公文起草签批流程是审计机关行使职权、办理事务而制作公文的过程。机关工作人员在自己的职权范围内参与该流程。
（四）收文管理。指对收到公文的管理过程，包括签收、登记、分发、审核、拟办、批办、承办、督办、反馈等程序。
第五条 我局无纸化办公严禁处理涉及国家秘密的公文，涉及国家秘密的公文应以纸质文件流转。
第二章 部门职责
第六条 为保障我局无纸化办公业务流程顺畅进行，办公室负责无纸化办公业务的监督、检查工作，计算机信息审计中心负责对相关软件和OA的关键功能模块进行设定，完成软件环境的适应性准备。
第七条 为了确保我局工作人员在无纸化办公流程中角色的正确性，人事科负责提供正确、完整的机关全体工作人员的姓名、职务、所在部门等与办公流程相关的信息，计算机信息审计中心负责协助人事科部署人力资源管理软件，并将相关信息录入OA中。
人事科提供下列信息，由计算机信息审计中心负责日常维护，做到及时更新：
（一）机关工作人员的增加、减少，职务的调整，岗位变动；
（二）机关内部机构的设立、撤销、合并或者更名，以及由此带来的人员所在部门的变化。
第八条 为保障公文起草签批模块的顺利使用，办公室协同计算机信息审计中心，根据我局的发文流程，完成下列事项：
（一）确定公文起草的参与对象、经过环节、先后顺序，定义工作流程。
（二）定制发文审批单，并保存到数据库中。
（三）定制公文文种模版。
第九条 为保障公文收发办理模块的顺利使用，办公室协同计算机信息审计中心，根据我局的公文收发办理流程，完成下列事项：
（一）定制收文登记单。
（二）根据我局的部门设置、公文呈送接收关系，制定分发目标列表。
（三）根据OA的控制机制，对全部工作人员设定不同职级权限分数，以实现不同的人员对同一文件具有的公文列标题、阅读、打印、转发等不同的粒度控制。
（四）确定公文办理的参与对象、经办环节、先后顺序，定义工作流程。
（五）定制公文处理单。
第十条 为保障法规机构复核模块的顺利使用，法规科协同计算机信息审计中心，根据法规工作机构复核流程，完成下列事项：
（一）确定需要复核的审计业务文书种类，需要附送的资料种类。
（二）确定复核工作的提交、接收、传送对象和顺序，定义工作流程。
（三）设置包括复核意见、主要问题和退回理由等惯用语，以规范操作，方便使用，提高效率。
第三章 应用管理
行政公文流程管理
第十一条 行政公文起草签批流程的载体是行政公文审批单。公文正文及其附件是审批单不可分割的组成部分。
第十二条 工作人员起草行政公文时，使用公文起草模块办理下列事项：
（一）在行政公文审批单中，以填写、截取相应文字、从组织树选择、下拉框选择的方式，添加本人职权范围内的信息。
（二）使用直接粘贴正文或者在线建正文方式，引入公文正文。
（三）添加附件。
（四）添加背景资料。
第十三条 部门领导审核机关工作人员起草的行政公文，使用公文起草模块办理下列事项：
（一）审阅或者修改行政公文审批单中已经填写的各项信息。
（二）审阅或者修改正文、附件和背景资料。
（三）填写审批意见。
（四）根据情况，做出将公文提交审计机关领导阅核、送其他部门会签、送本部门其他领导阅核、退回拟稿人的选择。
第十四条 与行政公文起草部门工作相关的部门，接到公文会签请求时，在本部门的职权范围内，对行政公文审批单中的各项信息、正文、附件和背景资料进行审阅，填写会签意见后退回。
第十五条 按照办公室核稿制度，在公文起草签批过程中由办公室人员进行公文核稿工作。
第十六条 分管领导可以直接签发行政公文，也可以签注意见后转给其他领导签发。
机关领导认为所起草的行政公文需要退回修改时，可退回上一办理人修改。
为方便局领导处理公文，局领导可授权有关人员协助进行计算机操作。
第十七条 以名义发文或办公室发文时须由办公室进行统一编号、套红；其他行政公文须由办公室进行文字审核后，按相关规定行文。拟稿人负责将领导签发的行政公文进行清稿、编号、套用模板、打印发文审批单等工作。
公文流转至文印室后，由文印室工作人员进行文档排版，打印前须流转回拟稿人进行校稿。
印制完成后电子与纸质公文都流转回拟稿人，拟稿人将电子公文流转至阅文库，并将纸质发文审批单和3份纸质公文存档，结束公文起草签批流程。
第十八条 需在系统内发布的公文，经办公室审核后，按照《邢台市审计局审计专网管理办法》有关规定，在审计专网上予以发布。
审计文书流程管理
第十九条 审计文书与行政公文的起草签批过程基本一致，其区别在于：
（一）机关业务人员起草审计文书时，使用审计文书审批单，并在公文标题中正确反映文书种类。
（二）审计文书起草签批流转至法规科复核环节时，转入法规复核流程；法规科复核后重新回到公文起草签批流程，并增加复核意见书作为背景资料。
（三）总审计师签署审核意见。
公文收发流程管理
第二十条 公文收发办理流程是审计机关接受上级任务、明确上级指示、交流机关工作情况、履行审计监督权力、保障机关正常运行的过程。公文收发办理无纸化要最大限度地促进信息的公开透明、促进公文信息的共享，保障审计机关工作人员在自己的职权范围内知悉公文信息的权力。
公文收发办理流程的载体是公文，各级领导的批示和说明办理情况、过程的信息可作为公文的辅助部分。
第二十一条 机关入库的公文来源和登记入库的方式如下：
（一）机关内部成文。起草签批流程完毕后，机关内部生成的文件自动携带公文登记要素进入阅文库。
（二）通过介质、电子邮件等其他渠道传输的外部来文。通过填写收文登记单，加载正文，录入公文登记要素及事项分类等信息后，进入阅文库。
（三）本机关接收到的纸质文件，可以按照局内纸质公文流转程序，进行登记后进入纸质收文审批流程；或经扫描形成电子文件，通过填写收文登记单，加载正文，录入公文登记要素及事项分类等信息后，进入阅文库。
第二十二条 公文进入阅文库后，办公室机关文书管理员应当补充调整已入库公文的事项分类等信息；合理调整公文的权限分数，以实现最大程度的共享。
第二十三条 机关文书管理员在外部来文登记入库后进入收文审批流程，须将来文分发至办公室领导。
办公室领导可进行批示或批示拟办意见后由局领导审批。
审批结束，流转回机关文书后，由机关文书管理员根据领导意见进行阅文分发或办文分发。
第二十四条 阅文分发时，机关文书管理员可根据批示意见将公文直接分发给机关工作人员。工作人员应当知悉的公文，该工作人员应当阅读。
办文分发时，机关文书管理员按文件处理单中的批示意见，连同文件一同提交承办部门。
第二十五条 承办人根据文件内容以及领导批示意见，进行相应的处理工作，并将处理结果填入文件处理单承办结果栏中，结束公文办理流程。
承办人在办理来文的过程中，如果需要起草公文，则另行发起公文起草签批流程，并将该来文作为背景材料。
文书档案流程管理
第二十六条 文书档案专指公文起草签批模块形成的电子文稿及领导修改批示的内容。
第二十七条 各科室至少指定一位公文的起草者和机关事务的参与者，负责创建案卷搜集整理公文起草签批模块形成的电子文稿及领导修改批示的内容资料。
第二十八条 各科室兼职档案管理员负责使用档案管理客户端向档案部门提交档案文件。档案部门负责检查验收，对于需要调整的，提出调整意见、由部门修改后再提交。验收合格后，档案部门正式接收入库。
公共信息交流流程管理
第二十九条 公共信息交流流程是局机关工作人员运用电子形式获取应知、欲知信息的过程。局机关全体工作人员均有知悉公共信息的权力，共同参与该流程。
第三十条 机关文书管理员使用通知、公告、电子邮件，在OA内发布信息。
公告发布时应当设置适当的时效，工作人员可对过期的公告进行查询。局机关OA发出的公告，其删改权属于指定的管理人员，由管理人员按照要求办理。
第三十一条 局机关召开以讨论文档内容为主题的会议时，应当使用电子会议软件。会议召开前事先分发电子文档；会议中使用计算机或者投影机展示、讨论文档内容。
第四章 纪律及责任
第三十二条 本规定中涉及到的机关文书管理员、机关档案管理员由办公室相关部门负责。本规定涉及到的部门档案管理员由各科室指定专人负责。
各环节管理员应明确责任，及时对所负责的管理事务进行办理，保障无纸化办公的顺畅运行。
第三十三条 机关所有工作人员均参与无纸化办公的相应流程，应按照本规定的操作进行办公。
机关所有工作人员应保证桌面办公计算机联入专网，及时办理所负责环节的事务，保障无纸化办公的顺畅运行。
由计算机信息审计中心提供对机关工作人员登陆OA、起草公文、办结公文次数情况的查询。
第五章 附 则
第三十四条 本规定中的OA部署于审计专网上。
第三十五条 本规定由局机关办公室负责监督执行，并根据工作情况变化和工作需要进行修订和完善。
第三十六条 本规定自公布之日起实施。自施行之日起，局机关不再发送可以通过OA系统传输的非涉密纸质文件。
中国政府网
邢台市政协