邢台市旅游局

机关公文处理办法

一、总   则

第一条  为规范局机关公文处理工作，进一步提高公文处理质量和效率，根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)文件精神，结合我局工作实际，制定本办法。

第二条  公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第三条  公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到准确、规范、及时、安全。

第四条  局办公室是局机关公文处理的管理机构，主管局机关并指导局属单位的公文处理工作。各部门要固定专人负责公文处理工作。

二、主要公文种类

第五条  公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第六条  我局常用的公文种类有：

（一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（二）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况或答复上级机关的询问等。

（三）通告。适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（四）通知。适用于传达上级机关或领导同志的指示，部署工作，印发本机关、批转下级机关、转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，传达要求县（市、区）旅游业主管部门办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员等。

（五）决定。适用于在本局职权范围内，对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销设县（市、区）旅游业主管部门不适当的决定事项。

（六）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

（七）批复。适用于答复下级机关的请示事项。

（八）意见。适用于对重要事项、重要问题提出见解、工作措施和处理办法。

（九）函。适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十）会议纪要。适用于记载和传达会议情况和议定事项。

三、主要公文形式

第七条  发文机关标识为 "邢台市旅游局文件" ，代字为 "邢旅字" 公文，主要用于传达贯彻省委、省政府、旅游业部的方针、政策，部署重要工作，发布重要规章制度和决定，召开重要会议，以及其他必须以 "邢台市旅游局" 名义办理的重要事项等；

第八条：发文机关标识为 "邢台市旅游局文件" ，代字为 "邢旅呈字" 公文，主要用于向市政府、省旅游局报告、请示工作和呈报意见的一般性事项，以及其他必须以 "邢台市旅游局" 名义进行部署的工作等事项；

第九条  发文机关标识为 "中共邢台市旅游局党组文件" ，代字为 "邢旅组字" 的公文，用于党组向市委、市政府等上级领导机关请示、报告工作，决定局内重大组织事项等。

第十条  发文机关标识为 "邢台市旅游局" ，代字为 "邢旅函字" 的公文，主要用于以函的形式与市直各单位和兄弟市旅游业主管部门商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项，办理局机关内部事务等。

四、公文格式 

第十四条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注 "绝密" "机密" "秘密" 和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注 "特急" "加急" ，电报应当分别标注 "特提" "特急" "加急" "平急" 。

（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加 "文件" 二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

第十五条  发文机关标识使用2号宋体字，红色标识；秘密等级、保密期限、紧急程度用3号黑体字；发文字号、签发人、主送机关、附注、抄送机关、印发机关、印发时间用3号仿宋体字；签发人姓名用3号楷体字；正文以3号仿宋体字，正文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。页码用４号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条４号一字线，一字线距版心下边缘７mm。单页码居右空１字，双页码居左空１字。

第十六条  公文用纸一般采用国际标准Ａ4型（210ｍｍ×297ｍｍ），每页排22行，每行28个字，左侧装订。

第十七条  本规定中未明确的公文标识规则，参照公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准（GB/T9704-2012）执行。

五、行文规则 

第十八条  遵照党政分开的行文原则，根据我局隶属关系和职权范围确定行文关系。凡向党的机关行文，原则上应以局党组或机关党委的名义；凡向行政机关行文，一律以局名义，必要时可抄送党的机关。

第十九条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

第二十条  根据工作需要，局机关可与市政府各部门、同级党委部门、军队机关、人民团体和具有行政职能的事业单位联合行文。

第二十一条  行文主体

（一）属于对上、平行、对下的正式行文，均以局名义行文。

（二）属于对内、对下的日常行政事务需要行文，以局办公室名义行文。

（三）非正式行文。（1）局属各部门向主管局领导请示、报告工作，可直接报送；向局主要领导请示、报告工作，须经局办公室报送；由报送部门负责向相关档案管理部门存档；（2）局工作人员接到外单位或个人的电话、接待外单位或个人面洽事务，用 "电话记录本" 记录，注明来电来访时间、姓名、身份、联络方式和联系内容、请求事项等，送交有关局领导或主管处室办理。

（四）请示应当一文一事。一般只写一个主送部门，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（五）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以局机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以局机关负责人名义向上级机关报送公文。特殊情况确需报送上级机关负责人的，可采用信函形式（不编号，只加盖局公章）或 "情况报告" 形式呈报。

    第二十二条  专项业务需要发文的，由负责或承办这项工作的处室代局拟文，但须由局办公室核稿，并由局办公室负责履行发文程序。

第二十三条   "请示" 应一事一文，只写一个主送机关，不得同时抄送下级机关。对要求省政府批转的 "请示" ，应同时附送省政府批转的代拟稿。 "请示" 与 "报告" 文体不得混用， "报告" 不得夹带请示事项。

第二十四条  凡涉及其他部门职权范围内的问题，未协商一致，或未经本级政府裁决，不得擅自向下行文。在局机关内部，如公文内容涉及有关科室的业务权限或需有关处室了解的事项，主办科室应主动协商会签，如有不同意见，应报请局领导裁定。如有未协商一致且未经局领导协调解决的问题，一律不得行文。

第二十五条  为减少重复行文，凡上级公文已明确规定而无需再提具体要求的，可将原文翻印下发，不再另行发文转发。凡能通过电话、传真、电子邮件办理的事项，一律不书面行文。

六、发文办理 

第二十六条  发文办理指以局名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、编号、缮印、用印、分发、存档等程序。

第二十七条  发文应当遵循确有必要、注重实效的原则，既要加强对工作的指导性，又要注重可操作性，要坚持少而精，做到可发可不发的公文坚决不发，可长可短的公文一定要短。

第二十八条  草拟公文必须符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接；做到一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行；做到观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确。

第二十九条  引用公文应当先引用标题，后引发文字号；结构层次序数规范，第一层为 "一、" ，第二层为 "（一）" ，第三层为 "1." ，第四层为 "（1）" ；公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第三十条  公文由主办科室草拟，对涉及其他处室职权范围内的事项，主办单位科室应主动与有关科室协商，要由科室负责人审核、有关单位科室会签，经办公室审核把关，规范性市法制办审核把关，报主管局领导或主要局领导审签，然后编号、打印、用印、分发。各单位、各科室主要负责人是草拟公文的第一责任人，指导处室工作人员严格按照以上各项规定草拟公文，杜绝各种疏漏，确保公文质量。

第三十一条  公文文稿签发前，应当由局办公室进行审核。文稿首页使用 "河北省邢台市旅游局发文审批笺" ，由起草人注明文件标题、拟用密级、紧急程度、印刷份数、主送和抄送单位、撰稿处室及撰稿人、本部门的审核人等。

第三十二条  办公室审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文规定，公文格式是否符合《党政机关机关公文处理条例》和本规定对草拟公文的有关要求。

第三十三条  经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。

第三十四条  公文由局领导签发。党组文件由党组书记签发。机关党支部文件由分管局领导签发。上行文由局主要领导签发，如遇主要领导外出、发文时间紧急时，由主持工作的副职签发，并随文以书面形式说明情况。下行文或平行文由分管局领导签发。以局办公室名义制发的公文，由局领导或办公室主任签发。签批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和日期。其他签批人圈阅，应视为同意。

第三十五条  经领导签批后的文稿，局办公室应及时登记、编号、按照发送范围确定印制数量并予以印制。

第三十六条  公文由承办科室负责校对。未经签发人或审核人同意，不得在缮印中擅自改动公文。

第三十七条  急件、特急件应按时间要求承印，上报市委、市政府的公文，承办处室必须在印发日期当天送达。一般公文要在2日内印出。。

第三十八条  公文缮印后，由局办公室负责鉴印。用印时，要检查原稿上签发人与使用的印章权限是否相符，发文机关标识与印章名称是否一致。

七、收文办理

第三十九条  收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办等程序。

第四十条  办公室是局机关收文的总关口。寄发我局的公文由办公室签收、登记；寄送给有关科室的公文，应先交局办公室签收登记；局机关工作人员参加会议带回的公文，交办公室签收登记、按程序办理。未经局办公室签收的公文，局领导不予受理。

第四十一条  公文签收后，由局办公室工作人员逐件拆封核查，分类登记。

第四十二条  签收登记后的公文，根据内容一般分为办件和阅件两种。办件是指需要办理的公文，包括上级、下级及同级的来文，先由办公室主任或副主任审核后提出批办意见，再送局领导批示或有关科室办理；阅件是指需要了解知晓的公文，送局领导传阅或分送局领导和有关科室。

第四十三条  办公室根据来文内容、局领导分工和科室职责提出拟办意见。凡办件须明确承办处室，如需几个科室承办的公文，应明确主办科室、会办科室；如涉及两个以上科室，且主办科室较难确定的重要文件，应呈局主要领导或分管领导阅批。紧急公文应提出办理时限；密码电报由局办公室专职机要人员直接送局主要领导阅示，不得横传。

第四十四条  办公室收到公文，按照从上至下的原则批办，即先请局主要领导或分管领导批阅，再送有关科室办理。

第四十五条  送阅文件要严格按照范围送阅，阅件人在局机关办公期间，努力做到当日收文当日送阅，最迟不得超过第二天；阅件人外出公务时，公务回来到局机关办公当日送阅，最迟不得超过第二天；急件应随分随送，避免压误。

第四十六条  凡属传阅的公文、资料，应速传速阅，不得随意扩大或缩小阅读范围、压留或横传。局领导阅文一般当天阅批完毕，处室阅文一般不超过2天。急件应随到随阅，必要时可组织集体传达学习。密级文件要严格按照有关规定阅读，控制知密范围。

第四十七条  承办科室或单位收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。办理中确因内容重要或一时难以把握的，承办科室或单位应先提出拟办意见，经请示分管领导或主要领导后再办理；如办理事项涉及其他科室或单位的职责，主办科室或单位应主动征求意见，协办科室或单位应积极配合，取得一致意见后再办理。办理结果要及时报告批办领导并反馈办公室。

第四十八条  办公室要掌握公文办理进度，跟踪了解，及时催办。承办科室收到应办公文后应及时办理，一般公文要在3日内提出办理意见；要求办复的公文，要在7日内办复。对因故不能如期办结的公文，应及时将办理情况告知办公室和来文单位。对交办公文有不同意见，应在2日内退回交办单位并说明理由。办理过程中如遇到困难，及时向分管局领导请示。

第四十九条  承办科室对交办公文提出拟办意见后，要将原件附上，及时呈分管局领导审批，重大事项可先呈局领导批示后办理。

第五十条  建立公文督办制度。

（一）由局领导批示后交有关科室办理或者由办公室直接交办的公文，局办公室负责督办，紧急公文要跟踪督办，重要公文重点督办，一般公文定期督办；

（二）市委、市政府下发的重要公文，有关科室负责落实并及时了解执行情况，局办公室负责督办。

（三）局党组会议、局长办公会议、局务会议、局长例会议定的事项，由局办公室负责督办。

（四）以局或局党组名义上报上级机关待批的公文以及与市直有关单位会办的公文，由承办科室负责联系、催办。

（五）对办文拖拉、落实领导批示不力、屡催不办的处室，局办公室应上门督办，并将督办结果向局领导汇报，必要时向全局通报。

八、公文归档 

第五十一条  根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，局机关在工作中形成、办理完毕并具有查考价值的公文、材料、领导批示等，应及时整理、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第五十二条  办理完毕的中共中央、国务院、省委、省政府、市委、市政府及省旅游的重要文件，要每月清退一次；其他各类文件每季度清退一次。

第五十三条  局机关发出的公文，主办科室要及时将报请局领导签发件及公文正本一式2份送办公室存档。

第五十四条  联合办理的公文，由我局主办的，将公文底稿和正本一式2份交办公室归档；由我局会办的，我局保存呈报件底稿复制件和公文正本一式2份。

第五十五条  归档范围内的公文，应根据其相互联系、特征和保存价值等组卷，保证公文材料齐全、完整，正确反映公文的形成过程和局机关的主要工作情况，并于次年第二季度，将上年的公文案卷集中归档，个人不得保存应当归档的公文。

九、公文管理

第五十六条  上级机关下发的公文，除绝密件和注明不准翻印的以外，经局领导或办公室主任批准后可以翻印，翻印时应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

第五十七条  遇紧急、特殊事项，可以采用传真方式发送公文，传真件经收文机关复印后按正式公文办理和保存。不得利用普通传真机传递涉密公文。

第五十八条  科室合并时，全部公文应随之合并管理。科室撤销时，应将需办理的公文登记造册移交给承担相应职能的科室，需要归档的公文，整理后按有关规定移交局档案室。

第五十九条  工作人员调离原岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第六十条  局办公室应定期对本机关形成和接收的不具备归档和存查价值的公文进行清理、集中，经鉴别并报办公室主任批准后到指定场所销毁。销毁公文应由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。销毁绝密公文（含密码电报），应当进行登记。

第六十一条  密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。密码电报不得翻印、复制，不得密电明复、明电密电混用。

第六十二条  其他单位需要查阅本机关公文案卷，必须持有介绍信。查阅密级公文案卷并摘抄部分内容的，须经局办公室主任批准。成卷公文不得外借。

十、附    则 

第六十三条  本规定自发布之日起施行。